الدرس الرابع - الجزءالاول : بطاقة المادة في برنامج الاداري للمحاسبة

اضافة مجموعة جديدة

قبل البدء بإضافة المواد سوف شرح كيفية اضافة  المجموعات الخاصة بالمواد ,
و الغاية من اضافة المجموعات هو تصنيف المواد الى اقسام و الحصول على ثقارير بالمواد التي تنتمي اليها كل مجموعة
, و هذا يمكنك من الحصول على جرد المواد التي تنتمي اليها مجموعة معينة , او حركة المواد التي تنتمي اليها مجموعة معينة , و يتيح لك برنامج الاداري تصنيف كل مادة ضمن 3 مجموعات
فمثلا ً اذا كان لديك سوبر ماركت فتستطيع تقسيم المواد الى عدة  مثل : المواد الغذائية – المنظفات – البان و اجبان ......
و لإضافة مجموعة معينة افتح قائمة متفرقات ثم ثوابت البرنامج ثم انتقل الى تبويب خيارات إضافية
  

في حقل اسم المجموعة اكتب اسم المجموعة ثم  اضغط على زر
ثم اضغط على زر تخزين

اضافة مادة جديدة

يتوجب عليك ان تقوم بتعريف المواد سواء المواد الجاهزة التي تقوم بشرائها و من ثم بيعها في حال كان نشاطك تجاري أو المواد الاولية التي تقوم بشرائها ومن ثم تصنيعها الى مواد جاهزة  في حال كان نشاطك   الصناعي و ذلك من خلال بطاقة مادة و سوف نشرح في هذا الدرس الحقول الاساسية اما بقية الحقول سنقوم بشرحها في الدروس القادمة ان شاء الله .
و لن ندخل في الجانب النظري و سوف نبدأ فورا بمثال عملي
رقم المادة : وهو عبارة عن رقم المادة وقد قمن بإدخال رقم تسلسلي 00000001 و ذلك للاستفادة من ميرة الترقيم التسلسلي للمواد , فإذا انتهيت من ادخال اسم المادة و البيانات الاخرى و رغبت بإدخال مادة اخرى و برقم تسلسلي كل ما عليك هو الضغط على الزر F7  و ستلاحظ ان البرنامج  قد اعطاك رقم تسلسلي وهو 00000002
ايضا ً تستطيع البحث عن مادة معينة من هنا من خلال النقر على الزر F2 (في النسخة الحديثة تستطيع النقر على الزر المشار اليه بالدائرة الحمراء  )

و هنا ستظهر لك عدة خيارات للبحث


و الآن سننتقل الى حقل اسم المادة : ادخل هنا اسم المادة  وهنا مثلا : بسكويت روبي كتاكيت محشي شوكولا
هناك حقل ثاني ل اسم المادة تستطيع فيه اكمال اسم المادة أو كتابة الاسم الأجنبي للمادة (في العادة انت بحاجة لضغط زري Alt+Shift  معا ًرغبت بان  من لوحة للتحويل الى اللغة الانكليزية ولكن إذا تستطيع ان تقوم بإدخال الاسم الاجنبي فوراً للمادة بدون الحاجة الى استخدام هذين الزرين  و ذلك من خلال تفعيل خيار "الاسم 1 عربي/ 2 انكليزي"  من خلال تبويب خيارات عامة الموجود ضمن ثوابت البرنامج)


نوع المادة : هناك عدة انواع للمواد :
- مادة للمتاجرة : وهي عبارة عن المادة  التي يتم شراؤها بغرض البيع طبعا ً وهي موضوع درسنا الحالي اما بقية الانواع فسوف يتم شرحها في الدروس القادمة إن شاء الله .
- مادة للتصنيع : و هي عبارة عن المواد الخام التي يتم شراؤها من اجل استخدامها في العملية الانتاجية , و سوف نتحدث عنها بالتفصيل في دروس برنامج الصناعي إن شاء الله
- مادة إجمالية : وتستخدم من اجل تصنيف المواد حيث تستطيع المواد التي قمت بإضافتها ضمن عدة مواد إجمالية  و سوف ناخذ مثال عنها في الدروس القادمة ان شاء الله
- مادة لا مخزنية : وهي عبارة عن المواد الخدمية و او المواد  في العادة يصعب جردها و هنا لدينا خيارين
أ – عدم تفعيل خيار مراقبة الجرد : في هذه الحالة  لن تظهر لك المادة في تقرير جرد المستودع , و لن يكون لها اي اثر على المستودعات
ب – تفعيل خيار مراقبة الجرد : في هذه الحالة فإن المادة ستظهر لك في تقرير جرد المستودع , و و ستظهر كميتها و قيمتها في جرد المستودع

المجموعة : قم بتحديد المجموعة التي تنتمي اليها هذه المادة و في مثالنا هذا هي المواد الغذائبة
طبعا البرنامج يتيح لك تصنيف كل مادة ضمن 3 مجموعات . فمثلا مادة خاصة بشركة لبيع قطع تبديل السبارات
بفرض تم تعريف بطاقة المادة لاحدى المواد و ذلك من خلال  اضافة  المادة التالية : ضوء استوب خلفي كيا ريو ياباني
 , فهنا تستطيع تصنيف هذه المادة الى 3 مجموعات
  المجموعة 1 :ضوء استوب -  و المجموعة2 : كيا ريو  -  و المجموعة 3 : ياباني
طبعا ً نحن نقترض ان هناك مواد كثيرة اخرى.
في هذه الحالة تستطيع ان تحصل على جرد المواد التي تنتمي الى المجموعة "استوب" طبعا, كما تستطيع ايضا ان تحصل على جرد لجميع قطع التبديل الخاصة بسيارة ال "كيا ريو"
كما تستطيع الحصول على جميع القطع ذات المنشأ " الياباني "
بالنسبة لحقول رقم التسجيل  و الرقم الجمركي : هي حقول خاصة بالمواد التي يتم إستيرادها من الخارج .
اما حقل رقم الباركود : الباركود هو عبارة عن نظام عالمي للترقيم و هو يختصر الكثير من الوقت حيث يتم قراءه هذا الرقم عن طريق جهاز الباركود و سوف نتحدث عن ذلك في دروس نظام البيع POS .
وهنا لادخال رقم الباركود قم بتمرير جهاز الباركود على اللصاقة الموجودة على المادة فيتم كتابتها تلقائيا في هذا الحقل


الوحدة 1 : و هي الطريقة التي تباع بها المواد ففي مثالنا هذا الوحدة الرئيسية التي نتعامل بها هي القطعة
( و كل كرتونة تحتوي على 20 قطعة بسكويت )
خ .ع : وهي عبارة عن عدد الخانات العشرية للوحدة الاولى وفي مثالنا هذا لن نحتاج الى اي خانة , لانه لا يمكن بيع نصف قطعة بسكويت او ربع قطعة .
الوحدة 2: حيث يمكن ان تياع المواد بعدة وحدات( فمثلا السكر يمكن ان يباع بالكيس أو بالطن او بالكيلو فهنا لدينا 3 وحدات) . ولكن في مثالنا هذا الوحدة الثانية هي الكرتونة
خ . ع : وهي عدد الخانات العشرية للوحدة الثانية ( فمثلا ً اذا كنا تريد بيع  كرتونة و نصف اي 1.5 كرتونة , فهنا  يلزمنا رقم واحد فقط بعد الفاصلة اي نكتب هنا :1 )
عامل التحويل : الغاية من كتابه عامل التحويل هو التحويل التلقائي بين الوحدات و هنا في مثالنا عامل التحوبل بين الوحدة الاولى التي هي قطعة البسكويت و بين الوحدة الثانية التي هي الكرتونة هو 20
اي كل ا كرتونة = 20 قطعة بسكويت
الوحده 3 : و هي وحدة ثالثة لبيع المادة
خ.ع : وهي عدد الخانات العشرية للوحدة الثالثة
عامل التحويل : اكتب عامل التحويل بين الوحدة الثالثة و الاولى


ملاحظة  مهمة جدا ً :
 دائما ضع في حقل الوحدة الاولى الوحدة الرئيسية التي تستخدمها في البيع و الشراء
لاحظ في مثالنا هذا الوحدة الرئيسية (الوحدة الاولى) التي كنا نتعامل بها هي قطعة البسكويت لأننا في محل مفرق , و الوحدة الثانوية (الوحدة الثانية) هي الكرتونة , لأننا في محل مفرق .
ولكن في حال كنا نبيع بالجملة فالوحدة الاساسية (الوحدة الاولى ) ستكون حتماً هي الكرتونة و الوحدة الثانية هي القطعة  و بالتالي ستكون الوحدات على الشكل التالي :
الوحدة 1: كرتونة   -  خ.ع : 1
الوحدة 2 : قطعة – خ .ع : 0
عامل التحويل :  0.2 و السبب في ذلك ان كل علبة بسكويت تحتوي على 20 قطعة , و هنا سنكنب كل قطعة بسكويت = 0.2 كرتونة و بمعنى اخر كل قطعة بسكويت =  1/20 = 0.20 كرتونة
على كل حال اذا وجدت صعوبة في تحديد الوحدات الرئيسية التي تتعامل بها او في حساب عامل التحوبل قم بالتواصل معي لكي اساعدك في حسابها .
الحد الادنى : ادخل هنا الحد الادنى المسموح بتواجده في المستودعات , و في حال نقصت الكمية الموجودة حاليا ً في المستودعات عن هذا الحد سوق يعرض لك البرنامج رسالة تنبيه اثناء ادخال فاتورة المبيعات .
فمثلا ً اذا كان لديك الكمية المتوفرة في المستودعات من مادة معينة هي 200  قطعة  و قمت ب ادخال الحد الادنى : 150 قطعة  , ثم قمت ب اضافة فاتورة مبيعات فهنا اذا قمت ببيع 100 قطعة من هذه المادة سوف يعرض لك البرنامج رسالة تنبيه " انتبه ! سوف تتجاوز المادة الحد الادنى الذي يساوي 150" و لكنك تستطيع الاستمرار بيع هذه الكمية ليفوم البرنامج بعرضها لك في تقرير المواد المتجاوزة للحد


الحد الاعلى  : ادخل هنا الحد الاعلى  المسموح بتواجده في المستودعات , و في حال زادت  الكمية الموجودة حاليا ً في المستودعات عن هذا الحد سوف يعرض لك البرنامج رسالة تنبيه اثناء ادخال فاتورة المشتريات .
فمثلا ً اذا كان لديك الكمية المتوفرة في المستودعات من مادة معينة هي  200 قطعة  و قمت ب ادخال الحد الاعلى : 1000 قطعة  , ثم قمت ب اضافة فاتورة مشتريات فهنا اذا قمت بشراء 900  قطعة من هذه المادة سوف يعرض لك البرنامج رسالة تنبيه " انتبه ! سوف تتجاوز المادة الحد الاعلى الذي يساوي 1000  " و لكنك تستطيع الاستمرار بشراء هذه الكمية ليفوم البرنامج بعرضها لك في تقرير المواد المتجاوزة للحد .